Zugangseröffnung

Eröffnung des elektronischen Zugangs – Rahmenbedingungen für die Kommunikation und Übermittlung von Dokumenten auf elektronischem Weg an die Fürstenbergschule.

Der Zugang für die Übersendung (Empfang) elektronischer Dokumente an die Fürstenbergschule (im weiteren nur Schule) wird gemäß § 3a Abs. 1 Verwaltungsverfahrensgesetz NRW (VwVfG NRW) sowie § 3 Abs. 1 des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG NRW) wie folgt eröffnet:

Zugangseröffnung für formlose elektronische Dokumente über die E-Mail-Adresse

info@fbs-ense.de

Über die genannte Adresse können Sie formlos (d.h. sofern keine Schriftform oder andere Form für die Erklärung vorgegeben ist) und unverschlüsselt mit uns elektronisch kommunizieren. Innerhalb der Schule wird Ihre E-Mail ggf. an die zuständige Person weitergeleitet.

Die schulische Elternkommunikation erfolgt über die Plattform SDUI. Die oben genannte E‑Mail‑Adresse steht ergänzend zur Verfügung, insbesondere für formlosen Schriftverkehr, der nicht über SDUI abgewickelt werden kann.Die Schule eröffnet diesen Zugang für einfache E-Mails eingeschränkt unter folgenden Bedingungen:

Kein Zugang für die verschlüsselte Kommunikation und die Übermittlung von Dokumenten mit elektronischer Signatur.

Die Übermittlung verschlüsselter Dokumente und von Dokumenten mit elektronischer Signatur ist über diesen Zugang nicht möglich und daher ausgeschlossen. Siehe hierzu die Bekanntgaben zur Zugangseröffnung für verschlüsselte Dokumente weiter unten auf dieser Seite.

Dateianhänge

Wollen Sie Dateianhänge übersenden, so ist zu beachten, dass wir nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen können. Sollte das von Ihnen übermittelte Dokument nicht zur Bearbeitung geeignet sein, teilen wir Ihnen dies unter Angabe der geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit.

Folgende gängige Dateiformate werden aktuell unterstützt:

Für Dokumente:

– PDF (Portable Document Format)

Für Bilder:

– JPEG (JPEG File Interchange Format (JFIF))
– PNG (Portable Network Graphics)
– TIFF (Tagged Image File Format).

Dateigröße

Die Größe der übertragenen verschlüsselten E-Mail inklusive Dateianhänge ist auf ein
Datenvolumen von max. 12 MB beschränkt. Größere E-Mails werden nicht angenommen.

Weitere Einschränkungen

Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt sind oder solche, die selbst ausführbar sind beziehungsweise ausführbare Bestandteile enthalten (zum Beispiel mit den Dateiendungen *.exe und *.bat- sowie Office-Dateien mit Makros), werden nicht entgegengenommen.

Sollte die E-Mail bzw. enthaltene Dateianhänge, die Sie uns übersenden, von
Virenschutzprogrammen als infiziert erkannt werden, können diese nicht angenommen werden. In diesem Fall wird die E-Mail ungelesen gelöscht.

Des Weiteren behalten wir uns vor, offensichtliche Spam-E-Mails nicht anzunehmen oder zu löschen.

Zusätzliche Hinweise

• Bitte beachten Sie, dass unverschlüsselte E-Mails auf ihrem Weg durch das
  Internet von Dritten abgefangen, gelesen oder geändert werden können, ohne
  dass Absender und Empfänger der E-Mail dies bemerken.
• Sollte durch Rechtsvorschrift die Schriftform für bestimmte Erklärungen
  angeordnet werden, wäre grundsätzlich eine eigenhändige Unterschrift Ihrerseits notwendig. In diesem Fall würde eine einfache E-Mail, ein einfaches
  elektronisches Dokument aber auch die Übersendung eines einfachen Scans
  (PDF), eines handschriftlich unterzeichneten Dokuments nicht den rechtlichen
  Anforderungen an die Schriftform genügen. Eine entsprechende Erklärung wäre
  nicht wirksam und würde bei gesetzlichen Fristen insoweit die Frist nicht wahren.
• Wenn uns Ihre Mail nicht zugestellt werden kann und Sie eine Rückweisung
  erhalten, nehmen Sie bitte telefonisch Kontakt zu uns auf.
• Wir werden Ihnen in der Regel auf diesem Weg, d.h. ebenfalls mittels einfacher E-Mail, auf Ihr Anliegen antworten, sofern nicht tatsächliche oder rechtliche Hinderungsgründe bestehen. Dies ist etwa der Fall, wenn die E-Mail keine natürliche oder juristische Person erkennen lässt. Wir bitten um Verständnis, dass anonyme E-Mails nicht beantwortet werden können.
• Eine weitere Einschränkung gilt für den Fall, dass unsere Antwort d.h. das von
  uns zu übersendende Dokument der Schriftform bedarf oder eine förmliche
  Zustellung erfordert. Eine Übersendung mittels einfacher E-Mail ist dann nicht
  möglich. Damit wir auf Ihre Nachricht unter Wahrung der Schriftform antworten können, geben Sie bitte in Ihrer Nachricht (E-Mail) stets Ihre Postanschrift an.
• Gleiches gilt u.a. aus Gründen des Datenschutzes auch für den Fall, dass unsere Rückantwort die Übersendung von Dokumenten mit personenbezogenen oder aus sonstigen Gründen schützenswerten Daten etc. enthält. Hier muss nicht nur eine mögliche Kenntnisnahme oder Verfälschung durch Dritte auf dem Übermittlungsweg ausgeschlossen, sondern auch sichergestellt werden, dass die Antwort auch nur dem wirklich berechtigten Empfänger übermittelt wird. Auch aus diesen Gründen kommt daher eine Rückantwort mittels einfacher E-Mail nicht in Betracht.

Zugangseröffnung für verschlüsselte E-Mails über die E-Mail-Adresse

post@fbs-ense.de

Für die sichere Übermittlung von formlosem Schriftverkehr an unsere Schule können Sie verschlüsselte E-Mails ausschließlich an post@fbs-ense.de versenden.

Die Fürstenbergschule verwendet das PGP-Verfahren für den Empfang verschlüsselter E-Mails.

Um E-Mails verschlüsseln zu können, benötigen Sie unseren öffentlichen Schlüssel und ein geeignetes E-Mail Programm (z. B. Thunderbird, Outlook mit Plugin Gpg4win).

Den öffentlichen PGP-Schlüssel der Fürstenbergschule erhalten Sie über folgenden Link: 

Der Schlüssel hat den Fingerabdruck: 4DE8 F0EE E48D 8E5F 8576 6327 9886 B016 A211 5697

Wenn Sie eine verschlüsselte Mail an die vorgenannte Adresse schicken, wird diese entschlüsselt und ggfls. innerhalb der Schule unverschlüsselt an die zuständige Person weitergeleitet. Beachten Sie, dass wir ggfs. nicht mit verschlüsselten E-Mails antworten können. Damit wir auf Ihre Nachricht unter Wahrung der Schriftform und unter Berücksichtigung der rechtlichen – insbesondere datenschutzrechtlichen – Anforderungen antworten können, geben Sie bitte in Ihrer Nachricht stets auch Ihre Postanschrift an.

Die Schule eröffnet den Zugang für verschlüsselte E-Mails eingeschränkt unter folgenden Bedingungen:

Dateianhänge
Wollen Sie Dateianhänge übersenden, so ist zu beachten, dass wir nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen können. Sollte das von Ihnen übermittelte Dokument nicht zur Bearbeitung geeignet sein, teilen wir Ihnen dies unter Angabe der geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit.

Dateiformate
Folgende gängige Dateiformate werden aktuell unterstützt:

Für Dokumente:
– PDF (Portable Document Format)

Für Bilder:

– JPEG (JPEG File Interchange Format (JFIF))
– PNG (Portable Network Graphics)
– TIFF (Tagged Image File Format).

Dateigröße
Die Größe der übertragenen E-Mail inklusive Dateianhänge ist auf ein Datenvolumen von max. 12 MB beschränkt. Größere E-Mails werden nicht angenommen.

Weitere Einschränkungen
Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt sind oder solche, die selbst ausführbar sind beziehungsweise ausführbare Bestandteile enthalten (zum Beispiel mit den Dateiendungen *.exe und *.bat- sowie Office-Dateien mit Makros), werden nicht entgegengenommen.

Sollte die E-Mail bzw. enthaltene Dateianhänge, die Sie uns übersenden, von Virenschutzprogrammen als infiziert erkannt werden, können diese nicht angenommen werden. In diesem Fall wird die E-Mail ungelesen gelöscht.

Des Weiteren behalten wir uns vor, offensichtliche Spam-E-Mails nicht anzunehmen oder zu löschen.

Zusätzliche Hinweise zum Thema Verschlüsselung
Um verschlüsselte E-Mails sicher versenden und erhalten zu können, ist es nötig, dass Sie und die Schule über die passenden Schlüssel bzw. Zertifikate verfügen. Dazu muss von jeder Partei einmalig ein zusammengehöriges Schlüsselpaar erzeugt werden.

Jedes Schlüsselpaar besteht aus einem öffentlichen Schlüssel, der dem jeweiligen Kommunikationspartner zur Verschlüsselung von Nachrichten an den Schlüsselinhaber dient, sowie einem privaten Schlüssel, der nur dem Schlüsselinhaber bekannt ist und mit dem die Entschlüsselung von eingehenden und (optional) das Signieren von ausgehenden Nachrichten möglich ist.

Führen Sie dazu folgende Schritte aus:

• Laden Sie zunächst unseren öffentlichen Schlüssel herunter und speichern Sie ihn auf Ihrer Festplatte ab.
• Binden Sie unseren öffentlichen Schlüssel in Ihre Mail-Anwendung ein. (Bitte beachten Sie: Eine sichere, verschlüsselte Kommunikation ist über Webmail-Dienste wie Gmail, GMX oder Web.de im Browser derzeit nicht möglich.)
• Beim Erstellen der E-Mail wählen Sie die Option, dass Sie die E-Mail verschlüsselt versenden möchten. Das Mailprogramm verschlüsselt daraufhin Ihre Nachricht mit dem öffentlichen Schlüssel der Schule.
• Wir entschlüsseln nach Erhalt Ihre Mail mit dem nur uns bekannten privaten Schlüssel unserer Schule, so dass sie für uns lesbar wird.

Als Verschlüsselungsverfahren setzten wir Open-PGP ein.

Um E-Mails per PGP verschlüsseln zu können, benötigen Sie unseren öffentlichen Schlüssel (siehe oben) und ein geeignetes E-Mail Programm (z. B. Thunderbird, Outlook mit Plugin Gpg4win).

Nähere Informationen zu E-Mail-Verschlüsselung entnehmen Sie bitte dem Benutzerhandbuch Ihres E-Mail-Programms.

Eine Anleitung für den Versand von PGP verschlüsselten E-Mails mit den E-Mail Client Mozilla Thunderbird finden Sie hier.

Für den Versand von PGP verschlüsselten E-Mails über Microsoft Outlook mit Hilfe des Plugins Gpg4win finden Sie hier eine Anleitung.

Zugangseröffnung für E-Mails mit qualifiziert elektronisch signierten Dokumenten über die E-Mail-Adresse

post@fbs-ense.de

Besteht durch eine Rechtsvorschrift die Verpflichtung zur Einhaltung der Schriftform, so kann – soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist – diese Schriftform d.h. die handschriftliche Unterschrift durch die elektronische Form (§ 3a Abs. 2 VwVfG NRW) ersetzt werden. Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen ist und auf elektronischem Weg übermittelt wird.

Für den formgebundenen Schriftverkehr an unsere Schule können Sie qualifiziert elektronisch signierte (QES) Dokumente per E-Mail an post@fbs-ense.de senden.

Wenn Sie uns ein Dokument mit QES schicken, wird dieses nach Prüfung im Posteingang innerhalb der Schule an die zuständige Person weitergeleitet.

Beachten Sie bitte, dass wir nicht mit qualifiziert elektronisch signierten Dokumenten antworten können. Damit wir auf Ihre Nachricht unter Wahrung der Schriftform und unter Berücksichtigung der rechtlichen – insbesondere datenschutzrechtlichen – Anforderungen antworten können, geben Sie bitte in Ihrer Nachricht (E-Mail) stets auch Ihre Postanschrift an.

Die Schule eröffnet diesen Zugang für Dokumente mit QES eingeschränkt unter folgenden Bedingungen:

Dateianhänge

Werden Dateien mit QES an die Schule versandt, so ist zu beachten, dass die Schule nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Sollte das von Ihnen übermittelte Dokument nicht zur Bearbeitung geeignet sein, teilen wir Ihnen dies unter Angabe der geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit.

Dateiformate
Folgende gängige Dateiformate werden aktuell unterstützt:

Für Dokumente:
– PDF (Portable Document Format)

Dateigröße
Die Größe der übertragenen E-Mail inklusive Dateianhänge ist auf ein Datenvolumen von max. 12 MB beschränkt. Größere E-Mails werden nicht angenommen.

Weitere Einschränkungen
Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt sind oder solche, die selbst ausführbar sind beziehungsweise ausführbare Bestandteile enthalten (zum Beispiel mit den Dateiendungen *.exe und *.bat- sowie Office-Dateien mit Makros), werden nicht entgegengenommen.

Sollte die Datei bzw. die Dateien welche Sie der Schule übersenden, von Virenschutzprogrammen als infiziert erkannt werden, können diese nicht angenommen werden. In diesem Fall wird die E-Mail ungelesen gelöscht.

Des Weiteren behalten wir uns vor, offensichtliche Spam-E-Mails nicht anzunehmen oder zu löschen.